社内活動など

日本物流開発鞄y浦営業所での、日々の社内活動になります。

社内活動は、”より良い物流サービスをご提供できるように”をベースとして、スタッフ共々取り組んでおります。

 

土浦営業所の行動指針は、

「物流業務を通じて、お客様に喜びと感動を与える」

になります。

 

営業所社内活動の詳細


◇ ルーティン活動 

・ 朝礼

朝礼の基本は、仕事のスタートのエンジンをかけることがメインです。パートさん、派遣さんを含め、朝礼を行いますが、その日の業務の予定をいくら共有したとしても、全員には伝わりません。大抵、朝礼終了後には忘れてます。そんなものです。

それよりは、朝のスタートとなる朝礼では、元気を共有することを重視しています。例えば、「奥さんと喧嘩してきてテンションが下がっている人」もいれば、「子供が言うごとを聞かなくて、悩んでいるお母さん」もいたりします。全員が全員、毎日嫌なことはありませんから、元気なひとが元気を共有することに重視しています。プラスのことを共有するための朝礼です。

笑いやドキドキ感も取り入れるための、サイコロを転がしての1分間スピーチなど、スタッフ全員が参加意識をもてる朝礼です。

・ 朝の掃除 こんなの当たり前のようですが、意外とできていないものです。普段、人目につかないところをいかに綺麗にしておくか。毎朝、朝礼のときにスタッフ全員に掃除の場所が振り分けられます。その振り分けは、女性目線でのパートスタッフさんが毎日行います。
・ 昼礼、終礼 朝礼は元気を分け合い、昼礼では、業務の進捗を共有します。忙しいときほど、すごく大切なことで、当営業所は2つの営業所がありますが、両営業所の仕事の量や進捗具合でスタッフが行ったり来たりします。そのスタッフのやり取りが、たくさんの業務に対応できるコツなんです。また、終礼では、1日を通じての業務の結果を共有します。それだけでなく、業務終了とけじめをつけて、新人スタッフや下部役職者が帰りやすいようにするためです。
◇スタッフ教育活動  
・ 全体ミーティング  社員スタッフだけではなく、パートスタッフも含めて毎月1回ミーティングを行います。営業所のサービスが良くなるためのひとつひとつの活動に担当者をつけて、進捗などを共有していきます。このミーティングでは、会社の業績、クライアントさんの活動内容など、できる限り共有していきます。パートスタッフさんも参加なので、毎月金曜日の9時から11時にて行っています。
・ パソコン勉強会 業務のほとんどがパソコンのスキルが必要な時代です。どちらかというと、弊社のような物流会社では、パソコンが得意でない人が多いのも事実です。サービスをご提供するなかで、どうしても必要なスキルなので、外部講師によるエクセル、アクセスの勉強会を実施しています。
・ ヒヤっとノート これは独自のノートですが、日々の業務で上手く行かなかったことや出荷ミス、社内でのミスなどを書き留めたものです。担当者が、常に手書きでノートに記載するアナログ方式です。そこに賞罰は関係なく、業務上で起きるリアルな”ヒヤっとすること”を全員で共有するのが、主なる意図です。この手書きのノートは、毎月データに落とし込み、弊社独自の業務マトリックスに連動しています。
・ 業務マトリックス

営業所内のルーティンワークとなる業務には、業務マトリックスという表があります。これは、3つの表から構成されていて、クライアント様と弊社と届け先などの全体の業務の流れが分かる全体フロー。業務の詳細や業務に必要な時間、業務コスト、必要なスキルなどが細かく書かれた業務マトリックス表。その業務の1日の時間経過を明記した時間スケジュール表。

この業務マトリックスは、社内の新人スタッフへの教育に利用します。当然、各クラアイント様ごとに業務が変ることが多いので、毎月の定期ミーティングで都度共有しながら、修正していきます。

・ 社内テスト 学生のようですが、あえて社内テストを3ヶ月に1回実施します。出題の内容は、営業所で働くために必要なことを記載している”覚えておきたい基本情報”の中からですが、考え方として「覚えておいてね」と言っても、目の前の業務が忙しい現場のスタッフには、なかなか難しいものです。しかし、サービスを提供するうえで、どうしても覚えて欲しい内容なので、あえてテスト形式で定期的に行っています。良い点数を取るのが目的ではなく、書いている内容を業務に活かせているかどうかが大切なんです。
・ PMS受入教育

個人情報を多く扱う弊社では、個人情報保護マネジメントシステムを取得しております。個人情報の扱いを新人スタッフに共有するための方法として、受入教育を実施しています。受入教育だけでなく、定期的な個人情報の取り扱いの教育も実施しています。

 

・ 定期読書 書物を読んで、語彙をたくさんもつことは、とても大切だと考えてます。営業所内で行われる定期読書では、定期読書委員会スタッフが、毎月、営業所内で必要そうな内容の書籍を探してきて、営業所内の定期読書にしています。スタッフ全員が読むことが必須です。
◇ 年間行事 
・ 霞山会 スタッフ全員による積み立てです。この積み立ては、レクリエーションなどに主に捻出していきます。年間を通じて実施される行事の個人負担をなるべく最小限に抑えるためです。
・ レクリエーション

忘年会、新年会、ボーリング大会、餅つき大会、日帰り社内旅行など、年間を通じて様々なレクリエーションを実施しております。こうした活動でスタッフ同士の結束力が強くなればと考えています。

社内レクリエーションの模様をUPはじめました。

・ 健康診断 毎年1回、社内にて健康診断を行っています。
◇ その他の制度 
・ 準社員制度 サービスをご提供する中で、社員とかパートとかの違いは全く関係ありません。しかし、パートスタッフさんでも社員スタッフ以上に業務ができるスタッフもいたりします。そんな頑張っているパートスタッフさんのために準社員制度があります。2012年2月からスタートですが、既に1名のパートスタッフさんが準社員になっております。アルバイトスタッフも近々、社員になる予定です。
・ 委員会制度 営業所は明確な目標を具体的に共有しながら、物流サービス業を展開させていただいてます。今の目の前の業務に磨きをかけながら、目標への達成へと向かっていますが、ひとりでは何もできません。そのために、目標達成までのプロセスを明確にして、やるべきことを洗い出し、スタッフ全員で担当を決めて行っております。それが、委員会制度です。
・ 年間スケジュール活動 1年の終わりに来年のスケジュールを作成します。ほぼ、定期的に更新されるのですが、社員スタッフとパートスタッフとで作られる、年間スケジュールです。
◇ 今後の予定  
・ 物流イベント活動 物流会社で行われる業務を競いあうイベントを実施予定です。例えば、梱包選手権、ピッキング選手権、データ加工選手権など、いろんな案がでていますが、同業者さんの現場スタッフが集まり、業務を競い合いながら高めることができればと考えております。2013年に、まず社内で行いながら、少しづつ広めていく予定です。

 

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